Åpenhetsloven

Aktsomhetsvurderingene skal sette oss i stand til å identifisere, prioritere og håndtere negative virkninger på mennesker i våre verdikjeder, enten de oppstår direkte i våre egne virksomheter eller indirekte gjennom våre leverandører eller forretningspartnere.

Aktsomhetsvurderingen er bygget rundt FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

Å være god på aktsomhetsvurderinger betyr ikke at en virksomhet ikke har negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, men heller at virksomheten er åpen og ærlig om utfordringer og håndterer dette på best mulig måte i samråd med sine interessenter.

Forankring av ansvarlighet og prinsipper i retningslinjer og styringssystemer

Vi har oppdatert våre etiske retningslinjer til å samsvare med kundekrav og krav stilt i åpenhetsloven. De etiske retningslinjene gjelder for Leiv Sand Transport AS og hel/deleide selskaper, og er godkjent av styret. Det er lagt inn krav om hvordan vi skal forholde oss til vår leverandørkjede og forretningspartnere.

Vi har utarbeidet nye prosedyrer for ansettelser og oppfølging av tredjeparter. Vi jobber kontinuerlig med å sørge for en ansvarlig leverandørkjede i alle ledd. Vi vil jobbe for at våre leverandører og underleverandører har prinsipper og prosedyrer på plass for å aktivt forebygge og håndtere brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi skal gjennomgå de generelle kontraktsvilkårene med våre leverandører, når avtalene skal oppdateres/fornyes/inngås.

Hvordan vi er organisert

Styret i Leiv Sand Transport AS er bestående av eiere, ansatt og ekstern kompetanse, og er ansvarlig for strategi, og å sette retning for alt arbeid og evaluere resultater fra tiltak knyttet til valgt strategi. Styret vurderer og godkjenner rapporter ift. åpenhetsloven. Herunder å gjennomføre kartlegging og analyser (aktsomhetsvurdering) for å avdekke hvordan vår virksomhet kan ha innvirkning ift. åpenhetslovens krav og formål.

Gjennomføringen av beslutninger, analyser, nødvendige oppgaver og arbeid fordeles til ledere som har en funksjon og ansvar for det aktuelle forretningsområdet.

Hvilke markeder vi opererer i

Transport- og logistikkmarkedet i Europa.

Kartlegging og vurdering av negative konsekvenser og risiko

Leiv Sand Transport AS bruker interne verktøy for å holde oversikt over våre leverandører. Dette medfører at alle våre leverandører og forretningspartnere kartlegges og informasjon legges inn i en database for videre behandling, og dermed foretas en aktsomhetsvurdering.

• Vi bruker informasjon om våre leverandører og forretningspartnere, deres bransje, produksjonsland, samt produkter og tjenester som skal leveres, og vurderer disse faktorene opp mot fastsatte indekser for land- og produktrisiko som beskrevet under.
• I tilfeller hvor det er en høyere iboende risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter skal vi innhente ytterligere informasjon om leverandørens arbeid, prosedyrer og krav knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Leiv Sand Transport AS har etablert og vil gjennomføre risikovurderinger med hensyn til iboende risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Vi benytter objektive og internasjonalt anerkjente indekser for land- og produktrisiko.
• Aktsomhetsvurderingen skal, der det gjelder leverandører, ta sikte på å opprette langvarige kontraktsbaserte relasjoner, gjøres i forkant av kontraktsinngåelse og vil inngå som ett viktig element i en leverandørutvelgelse.
• Aktsomhetsvurderingen utføres basert på informasjon innhentet fra leverandøren gjennom tilpassede spørreskjema, på øvrig dialog med leverandøren ved usikkerhet, ved innhenting av tilgjengelig informasjon via åpne søk og offentlig tilgjengelige baser, og dersom det anses nødvendig gjennom kontroller utført av egnede tredjeparter.
• Leiv Sand Transport AS kategoriserer sine leverandører som grønne, gule eller røde basert på informasjonsinnhenting og påfølgende aktsomhetsvurdering.
• Det er en overordnet målsetting at hele leverandørbasen er grønn, men i noen tilfeller vil dette kreve endringer over tid.

For leverandører på grønt nivå tilsier aktsomhetsvurderingen at det er minimal risiko for negative konsekvenser i leverandørforholdet og at ingen tiltak iverksettes. For leverandører på gult nivå anser vi at det er en moderat risiko for negative konsekvenser i leverandørforholdet, og at vi gjennom ytterligere dialog med leverandøren søker å minimere risiko for negative konsekvenser. For leverandører på rødt nivå anser vi at det er en klar risiko for negative konsekvenser, og vår målsetning er å redusere vår forbindelse med leverandøren og/eller påvirke leverandøren i en positiv retning.

Forebygge, redusere eller stanse negativ påvirkning / skade

• Leiv Sand Transport AS skal aktivt forebygge, redusere eller stanse brudd på menneske- og arbeidsrettigheter.
• Eventuelle avvik i egen virksomhet vil vi rette opp selv.
• Dersom det forekommer avvik hos en leverandør eller forretningspartner, vil det vurderes nærmere hvilke tiltak som er egnet basert på type brudd og avhengig av Leiv Sand Transport AS' innflytelse i det enkelte tilfelle.
• Vi skal følge opp at forbedringstiltak blir gjennomført og opprettholdt.

Vi skal samarbeide med andre organisasjoner og selskaper i transport-/logistikkbransjen for å få integrert det forebyggende arbeidet i våre felles leverandørers internkontroll.

Tiltak

Som beskrevet ovenfor vil vi iverksette tiltak dersom kunden initielt kommer ut med gul eller rød risiko. Tiltakene som kan iverksettes er:

• Oppfølgende spørreskjema til kunde.
• Oppfølgende møte med kunde.
• Code of conduct / etiske retningslinjer der kunde signerer på at det ikke foreligger negative konsekvenser rundt deres leveranser til Leiv Sand Transport AS.
• Oppsigelse av leverandør dersom nødvendig.
• Reduksjon av leveranser fra leverandør så langt som mulig.
• I ekstreme tilfeller der det ikke er mulig å handle inn varer eller tjenester uten negative konsekvenser, kan dette ha konsekvenser for hva vi kan tilby videre til våre kunder.

Som beskrevet over vil Leiv Sand Transport AS ved mistanke om mulighet for negative konsekvenser innlede dialog med våre leverandører for å avklare fakta rundt dette. Skulle det avdekkes faktiske negative konsekvenser i leverandørkjeden, vil Leiv Sand Transport AS i dialog med berørte og/eller særlig utsatte grupper søke å rette opp i disse på et rimelig vis.

Leiv Sand Transport AS har utarbeidet og oppdatert policy og etiske retningslinjer for ansatte og leverandører. Det er gjennomført endringer i styringssystem, og andre nødvendige rutiner er utarbeidet for å imøtekomme kravene i åpenhetsloven. Leiv Sand Transport AS er svært positive til dette lovverket, og har store forventninger til at det tjener formålet.